Femme Events w blogu eksperckim EventMapy.pl

Zacznę tak… korki… gdyby nie one w tym mieście, prawdopodobnie większość dobrych eventów – nigdy by nie powstała. Podczas monotonni przymusowego postoju – znakomita większość Event Managerów wpada na pomysły, których z pewnością by się nie powstydził niejeden scenarzysta filmów s-f.

A pisząc o tym, mam w pamięci naszą niedawną realizację z udziałem bohaterów Gwiezdnych Wojen. Projekt zawierał galaktyczną scenografię, tematyczny catering i opierał się na motywach zarówno filmowych, jak i animowanej wersji – Clone Wars. Pamiętam te tygodnie przygotowań, skrupulatne dobieranie szczegółów i szycie spektakularnych strojów (zwłaszcza kostiumu Jody – na dobrze zbudowanego mężczyznę o wzroście 121cm.)  Na imprezie pojawili się wielbiciele sagi George’a Lucasa, co znacznie podnosiło poprzeczkę. Ale wracam do tematu.
I tak właśnie wczesnym rankiem – rozpoczęłam ową podróż z domu do biura. Dzwoni telefon – patrzę – CWK – Cudownie Wymagający Klient. Jest temat na kolejny event. Tym razem jednak – to musi być „coś” – mówi. CWK podaje szczegóły, jest wiele założeń, wiele jest kart do ugrania przy okazji jednej imprezy i – jak zwykle – wiele znaków zapytania. Jedynym pewniakiem jest to, że musi to być wydarzenie – jakiego na naszym rynku jeszcze nie było…Przychodzę do biura – tam już słyszę przekupny gwar – mail przemieszcza się szybciej niż samochód. Czytamy brief – w sensie – czytamy kilka zdań opisujących zakres życzeń i oczekiwań względem wydarzenia, które ma odbyć się na przełomie najbliższych dwóch miesięcy. Budżet – widełkowy oczywiście.
Nie będę krytykować briefu, mało trafnych założeń, wyznaczonego czasu na przedstawienie oferty – miałam pisać o kreatywności… o czymś czego jeszcze nie było.Jesteśmy właśnie w tym najatrakcyjniejszym (bo mój komputer twierdzi, ze najfajniejszym – to słowo przestarzałe) czasie dla agencji – kiedy nasze pomysły są nieograniczone. Mamy możliwość zaplanowania takiego wydarzenia, jakiego ten Klient i wielu innych faktycznie nigdy jeszcze nie widziało. Zabieramy się z zapałem do pracy – zaczynamy rozkładać brief na czynniki pierwsze. Trzeba dopasować wiele elementów. Oglądamy pierwsze lokalizacje – sprawdzamy parkingi, odległość od Centrum, renomę miejsca (będzie wielu celebrytów).  Nasz scenograf kręci nosem, praktycznie wszędzie, a to hol zbyt mały, a to okolica nie taka. Nareszcie jest – lokal – trudno powiedzieć. Most – nieuczęszczany, zabytkowy – cudowny. Piękna okolica, wspaniałe widoki – zero mediów, oczywiście. Jedziemy do gminy, już czuję łatwo nie będzie. W pokoju trzy urzędniczki – trzeba czekać – o czym zostałam poinformowana w mało przyjazny sposób. Myślę sobie, to zadanie nie jest dla mnie. Wezwałam na pomoc naszych urokliwych kolegów i udało się. Powstają kolejne strony oferty – projekt scenografii, wyszukany catering, pokazy akrobatyczne i artystyczne.
Nadszedł dzień prezentacji – jedziemy do Klienta. Jesteśmy przygotowani, zadbaliśmy o każdy szczegół, pracowaliśmy na to wystarczająco ciężko i długo, aby czuć się pewnie przy realizacji tego konceptu.
Na spotkaniu pojawiają się osoby decyzyjne, to dobry znak – znamy tego Klienta i wiemy gdzie może nas zaskoczyć. Duże zainteresowanie ze strony top management-u jest jasnym przekazem co do rangi projektu i co ważne szans na jego realizację.Atmosfera jest bardzo luźna, a prezentacja wzbudza zainteresowanie. Pomyślałam przez chwilę, gdzieś przy czwartym slajdzie – idzie zbyt łatwo. I szybko o tym zapomniałam.Teraz powinnam napisać o kolejnym etapie i trudnościach z rozstrzygnięciem przetargu – ale miałam pisać o tym, czego jeszcze nie było – a to praktycznie jest zawsze.

Dlatego przeskoczę szybko do momentu, gdzie my – agencja wygrywamy przetarg na ten event pomysłem podszyty. Jedziemy na spotkanie robocze z CWK. Pamiętacie jak pisałam o najatrakcyjniejszym czasie, gdzie nasze pomysły były nieograniczone –  tutaj właśnie jest meta. Teraz rozpoczyna się realizacja, zmiany i nowe ustalenia. Teraz jest też czas na małe modyfikacje w briefie, które praktycznie wywracają projekt na lewą stronę.

Ostatecznie uroczystość odbywa się w bardzo prestiżowej lokalizacji w centrum miasta, wydarzenie ma właściwą oprawę artystyczną i kulinarną. Jest elegancko i poprawnie.

Kolejna akcja zakończona sukcesem, CWK jest zachwycony!

I znów stoję w korku w drodze do pracy. Rozmyślam o zakończonej kolejnej dużej realizacji, zadowolonych minach gości i zadaję sobie pytanie: czy nasz pomysł na to, czego Jeszcze Nie Było, był zbyt wywrotowy, że w rezultacie Klient wybrał cudownie opakowaną, ale „sztampę”? A może nasi Klienci jeszcze nie są gotowi na nietypowe i zaskakujące realizacje? A może to po prostu kwestia czasu?… Zobaczymy!

team redakcyjny
Femme Events
Categories